Wer kennt es nicht: Sie haben einen Berg von Aufgaben, starten produktiv in den Tag und schaffen am Ende gerade einmal die Hälfte von dem, was Sie sich vorgenommen haben. Das kann schnell frustrierend werden, vor allem wenn Sie nicht wissen, wieso Ihnen ständig Zeit verloren geht. Eigentlich wollten Sie so vieles erledigen, doch der Tag ging wieder viel zu schnell vorbei! Um dieses Problem zu lösen, benötigt es meist nur ein wenig Planung, Zeiteinteilung und Selbstmanagement.
Deshalb haben wir in unserem Blog-Beitrag Tipps zusammengestellt, mit denen Sie Zeitdiebe endlich loswerden und Ihre gesteckten Arbeitsziele auch wirklich erreichen. Mit ein paar Tricks kann es Ihnen einfach gelingen, Ihr Zeitmanagement in den Griff zu bekommen, damit Ihr Alltag im Job noch produktiver wird.
Legen Sie realistische Ziele fest
Bevor Sie mit der Arbeit beginnen, ist es wichtig, sich im Voraus Ziele festzulegen. Egal, ob Sie nur einen Tag planen, eine Woche oder einen Monat - achten Sie immer darauf, dass die Ziele realistisch gesteckt sind. Denn wenn Vorhaben nicht erreicht werden, kann dies schnell demotivieren. Schaffen Sie sich selbst Erfolgserlebnisse, indem Sie Ziele wählen, die auch wirklich erreicht werden können und die Sie weder stressen noch langweilen. So sind Sie motivierter, Aufgaben in Angriff zu nehmen - mit einem Ziel vor Augen, welches wirklich erreicht werden kann.
Setzen Sie Prioritäten
Bevor Sie mit der Arbeit beginnen, überlegen Sie sich, was heute unbedingt erledigt werden sollte. Welche Aufgabe ist jetzt am wichtigsten und welche könnte stattdessen weiter hinten angestellt werden? Beginnen Sie dann mit den Dingen, die als Erstes bearbeitet werden sollten. Es ist außerdem hilfreich, Aufgaben in Prioritäten zu unterteilen. So können diese zum Beispiel je nach Wichtigkeit markiert oder in unterschiedlichen Kategorien vermerkt werden. Schaffen Sie sich dabei Ihre eigene Ordnung, die Ihnen einen Überblick darüber gibt, welche Aufgabe in diesen Moment Priorität hat.
Teilen Sie sich große Aufgaben in kleine Etappen ein
Auch wenn die Ziele klar gesteckt sind, können manche Aufgaben doch zu groß und überwältigend erscheinen. Am liebsten würden Sie sich gar nicht mit der Thematik auseinandersetzen und sie so lange wie möglich auf die lange Bank schieben. Doch irgendwann holt Sie die Aufgabe immer ein. Deshalb ist es am besten, früh genug damit anzufangen. Hilfreich ist dabei, die Aufgabe in sinnvolle Einheiten zu unterteilen, damit aus dem großen Ganzen viele kleine Teiletappen werden. Stellen Sie sich einen Zeitplan auf und überlegen Sie, wie viel Zeit Sie in jede Unteraufgabe investieren sollten. So fügt sich am Ende fast wie von selbst die Aufgabe als Ganzes zusammen.
Keine Unterbrechungen!
Am Arbeitsplatz treten schnell Ablenkungen auf, sei es durch E-Mails, Nachrichten am Smartphone oder Gespräche mit den Kollegen. Auch wenn das zum Arbeitsalltag dazu gehört, sollten solche Unterbrechungen auf kleine Pausen verschoben werden. Denn wirklich produktives Arbeiten gelingt nur, wenn Sie sich für längere Zeit auf eine Sache konzentrieren, um so die Aufgabe fokussiert anzugehen. Vermeiden Sie Störfaktoren und teilen Sie sich Ihre Arbeitstag in Blöcke ein, in denen für eine bestimmte Zeit konzentriert gearbeitet werden kann - ganz ohne Unterbrechungen. Statt Multitasking heißt es dabei: Monotasking! Nehmen Sie sich nur eine Aufgabe auf einmal vor und legen Sie Ihren ganzen Fokus darauf. Nur so können Sie wirklich produktiv Ihre einzelnen Aufgaben abarbeiten.
Legen Sie Tagesblöcke fest
Ein weiterer Tipp: Damit das produktive Arbeiten leichter fällt, ist es hilfreich, im Vorhinein Tagesblöcke ohne Ablenkungen festzulegen. Nehmen Sie sich beispielsweise einen langen Block am Morgen mit anschließender Mittagspause vor. Danach kann dann ein weiterer Arbeitsblock in Angriff genommen werden. Mit etwas Planung und Selbstmanagement können Sie sich somit bereits vorher auf eine gewisse Arbeitszeit einstellen und Beginn und Ende absehen - das motiviert.
Machen Sie sich Notizen
Ob zu Hause nach dem Feierabend, unterwegs oder während der Arbeit, oft fallen einem plötzlich Dinge ein, die man unbedingt noch erledigen möchte. Genauso schnell sind diese Einfälle meist auch wieder verschwunden, wenn man sie nicht aufschreibt. Deshalb ist es wichtig, Gedanken zu notieren und zu strukturieren, anstatt sie ständig im Hinterkopf zu haben, ohne aktiv an einer Aufgabe zu arbeiten. Machen Sie sich Notizen, um Arbeitsabläufe zu verschriftlichen oder verbildlichen, anstatt sie nur als Gedanken im Kopf zu haben. So fällt es leichter, den Tagesablauf zu strukturieren.
Analysieren Sie Ihre eigene Leistungskurve
Sind Sie Frühaufsteher oder doch eher eine Nachteule? Um die eigene Arbeit so produktiv wie möglich zu gestalten, sollten Sie wissen, wann Sie selbst am konzentriertesten arbeiten. Denn wer sich der eigenen Stärken bewusst ist, kann diese auch gezielt einsetzen. In Bezug auf Zeitmanagement bedeutet das: Legen Sie Arbeitszeiten fest, die zu Ihnen passen! Wer lieber früh aufsteht und motiviert in den Tag startet, sollte Arbeitsblöcke auf den Morgen legen. Sind Sie stattdessen eher abends oder nachts produktiv, dann arbeiten Sie nach Möglichkeit später am Tag.
Erledigen Sie Aufgaben blockweise
Um sich eine Übersicht zu verschaffen, ist es sinnvoll, Aufgaben in gleichartige Blöcke einzuteilen und diese nacheinander in Angriff zu nehmen. So schaffen Sie Ordnung in einem unübersichtlichen Chaos von unterschiedlichen Erledigungen. Die Aufgaben können beispielsweise nach Priorität oder nach Art sortiert werden. Müssen Sie noch mehrere E-Mails lesen und beantworten? Dann tun Sie dies am besten an einem Stück, bevor Sie sich dem nächsten Arbeitsblock widmen. So müssen Sie zum Beispiel nicht ständig das Medium wechseln und können sich auf eine Art der Aufgabe konzentrieren.
Seien Sie nicht zu perfektionistisch
Auch wenn es manchmal schwerfällt, halten Sie sich nicht zu lange mit einer Aufgabe auf, die schon längst erledigt ist. Denn auf diese Weise wird oft unnötige Zeit verschwendet, die bereits in andere Erledigungen investiert werden könnte. Wenn Sie noch nicht zufrieden mit einer Aufgabe sind, können Sie sich stattdessen auch für kurze Zeit einem anderen Thema zuwenden, um dieses abzuhaken. Danach haben Sie einen freien Kopf und wieder neue Ideen für die vorherige Aufgabe. Trotzdem gilt es, nicht zu perfektionistisch zu sein und stattdessen Zeit in ausstehende Erledigungen zu investieren, anstatt zu lange an einer Aufgabe zu arbeiten.
Delegieren Sie Aufgaben
Oftmals nehmen wir uns viel zu viel vor und wollen am liebsten alles selbst erledigen. Doch das funktioniert oft nicht und führt nur zu Stress und einem immer größer werdenden Berg an Arbeit. Deshalb ist es besser, Aufgaben frühzeitig abzugeben, die von anderen erledigt werden können. Fragen Sie Kollegen und delegieren Sie Aufgaben an Mitarbeiter, damit jeder einen ähnlichen Umfang an Arbeit hat und genug Zeit hat, diese zu erledigen.
Das Wichtigste: Finden Sie Ihre geeignete Methode
Mithilfe der genannten Tipps kann es Ihnen gut gelingen, ein Zeitmanagement zu entwickeln, dass Sie effektiver und produktiver werden lässt. Es gibt verschiedene Arten, die eigene Arbeitsweise zu optimieren, um sich die Zeit besser einzuteilen. Am Ende ist es jedoch am wichtigsten, unter den vielen Methoden, die eine passende zu finden. Denn zu jedem Menschen passt oft eine andere Art zu arbeiten. Probieren Sie unterschiedliche Arbeitsweisen aus, um festzustellen, was für Sie am besten funktioniert.
Manchmal benötigt es nur einige kleine Änderungen im Tagesablauf und wenige Minuten Planung, um sich die Zeit besser einzuteilen und den Stress im Arbeitsalltag endlich hinter sich zu lassen.