Prioritäten setzen und das eigene Zeitmanagement verbessern

Unser Berufsalltag wird immer stressiger – viele anfallende Aufgaben und eine unendliche To-Do-Liste sind keine Seltenheit. Oftmals schaffen wir es gar nicht alle Aufgaben abzuarbeiten, die an einem Tag anfallen. Damit das eigene Zeitmanagement nicht aus dem Ruder läuft und um den Berufsalltag effektiv zu planen, ist es enorm wichtig Prioritäten zu setzen. Zudem hilft uns das Setzen von Prioritäten dabei, den Überblick im stressigen Berufsalltag zu behalten.

Doch wie funktioniert ein effektives Zeitmanagement und was gilt es beim Setzen von Prioritäten zu beachten? Wir stellen Ihnen Methoden und Tipps vor, die Sie ganz einfach in Ihren Berufsalltag integrieren können und mit denen Sie Ihre To-Dos und Projekte effektiv und effizient meistern. 

Was bedeutet Prioritäten setzen?

Das Wort Priorität (lateinisch prior “der Vordere”) beschreibt im Allgemeinen die Vorrangigkeit bzw. die Erstrangigkeit einer Sache. Durch das Setzen von Prioritäten bündeln wir unsere Energie und Ressourcen und treffen temporäre Entscheidungen für eine Sache und gegen eine andere Sache. Dies hilft uns dabei, unseren Blick zunächst auf die wichtigen Dinge zu lenken, unsere Zeit vernünftig einzuteilen und das Arbeitspensum zu bewältigen. Eine To-Do-Liste hilft uns zudem, die Orientierung im stressigen Berufsalltag zu behalten. Prioritäten zu setzen ermöglicht uns somit ein organisiertes Arbeiten sowie ein besseres Zeitmanagement. 

Welche Vorteile haben Prioritäten?

Prioritäten zu haben, wirkt sich vorteilhaft auf unseren Alltag aus. Hierzu zählen folgende Tatsachen:

• Prioritäten schaffen eine gewisse Ordnung: Sie ermöglichen es uns, unsere Aufgaben zielführend zu strukturieren – ganz nach dem Motto: Der Weg ist das Ziel. 
• Prioritäten vereinfachen die Organisation unseres Alltags: Prioritäten festzulegen ist das A und O einer effektiven Arbeitsorganisation. Mithilfe einer To-Do-Liste weisen wir jeder Aufgabe eine Reihenfolge zu; es entsteht somit eine Prioritätenliste, die uns eine strukturierte Tagesplanung ermöglicht. Sie geben uns eine Richtung vor, unsere Ziele zu erreichen. Setzen wir keine Prioritäten, fällt es uns auf Anhieb schwer zu entscheiden, was relevant ist und was nicht. 
• Prioritäten sorgen dafür, dass wir Energie sowie Ressourcen sparen und einen kühlen Kopf bewahren: Müssen wir viele Dinge gleichzeitig erledigen, verursacht dies Stress und ein meist noch größeres Chaos. Arbeiten wir organisiert und strukturiert mithilfe einer Rangfolge, verschwenden wir keine Zeit und Energie für nebensächliche Sachen. Mehr Spielraum und weniger Zeitdruck bedeuten im Umkehrschluss auch weniger Stress im Berufsalltag – wir konzentrieren uns auf das Wesentliche.

Methoden & Tipps zur Priorisierung Ihrer Aufgaben

Verschiedene Methoden können Ihnen dabei helfen, Ihre Aufgaben im Berufsalltag zu priorisieren. Im Folgenden möchten wir Ihnen vier sehr hilfreiche Techniken näher erläutern. 

Das Eisenhower-Prinzip

Das Eisenhower-Prinzip, welches von Präsident Eisenhower erfunden wurde, ist eine Priorisierungsmethode bei der alle anfallenden Aufgaben nach Wichtigkeit sowie Dringlichkeit einstuft und in eine Matrix eingetragen werden. Hierbei ist es zunächst wichtig zwischen den Worten dringlich und wichtig zu unterscheiden: 

• Dringende Aufgaben sind an Termine gebunden. Aufgaben, die an keinen Termin gebunden sind und zu jeder Zeit abgearbeitet werden können, sind nicht dringend. 
• Aufgaben sind dann wichtig, wenn sie der Zielerreichung dienen. Aufgaben, die zum Beispiel der Weiterentwicklung des Unternehmens dienen und maßgeblich zum Unternehmenserfolg beitragen, sind dementsprechend wichtig.

Anhand dieser Definitionen werden die Aufgaben in eine Matrix (4 Quadranten) eingeteilt und in der Reihenfolge der Prioritäten 1 - 4 bearbeitet: 

• Priorität 1 - wichtig & dringend: Hierbei handelt es sich um Aufgaben, die persönlich und sofort erledigt werden müssen.
• Priorität 2 - wichtig ABER nicht dringend: Diese Aufgaben sind für den Augenblick nicht eilig, aber für den zukünftigen Unternehmenserfolg wichtig und entscheidend. Diese sollten exakt terminiert werden und selbst abgearbeitet werden.
• Priorität 3 - unwichtig ABER dringend: Hierbei handelt es sich um alltägliche Aufgaben (z. B. E-Mails bearbeiten etc.). Diese Aufgaben, wenn möglich, an kompetente Mitarbeiter delegieren. 
• Priorität 4 - unwichtig & nicht dringend: Nachdem alle Aufgaben abgearbeitet wurden und es die Zeit zulässt, kann man sich diesen Aufgaben widmen. 

Die ABC-Methode

Ähnlich wie bei der Eisenhower-Methode werden bei der ABC-Methode die Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit eingestuft. Zu jeder Aufgabe sollten Sie sich die Frage stellen, inwieweit diese Tätigkeit für den Unternehmenserfolg relevant ist. Die Einteilung der Aufgaben erfolgt dabei in drei Prioritätsstufen: 

• Priorität A (wichtig & dringend): Diese Aufgaben sind essenziell und müssen sofort erledigt werden.
• Priorität B (wichtig): Diese Projekte haben eine hohe Priorität und müssen zeitnah erledigt werden. 
• Priorität C (weniger wichtig): Diese Aufgaben sind weniger wichtig, sodass die Bearbeitung noch warten kann. 

Nachdem die einzelnen Aufgaben priorisiert wurden, lässt sich das Zeitmanagement für die Aufgaben anpassen:

• Priorität A: 65 % der Gesamtzeit 
• Priorität B: 20 % der Gesamtzeit
• Priorität C: 15 % der Gesamtzeit

Die Ivy-Lee-Methode

Bei der Ivy-Lee-Methode wird eine Liste mit den 6 wichtigsten Aufgaben erstellt, die am nächsten Arbeitstag auf der To-Do-Liste stehen und abgearbeitet werden müssen. Die Methode hilft Entscheidungen zu treffen und sich auf die relevanten Themen und Projekte zu fokussieren. Aufgaben werden nicht weiter aufgeschoben, sondern Schritt für Schritt diszipliniert abgearbeitet. Erst wenn diese vollständig erledigt wurden, wird das nächste Projekt auf der Liste bearbeitet. To-Dos, die nicht auf der Liste stehen, werden nicht bearbeitet. Sobald die Liste vollständig abgearbeitet wurde, kann eine neue Rangfolge für den nächsten Tage erstellt werden. Wurden nicht alle Projekte aus zeitlichen Gründen bearbeitet, werden diese automatisch auf die To-Do-Liste des nächsten Tages geschrieben. 

Die ALPEN-Methode

Eine weitere Methode, mit der man den Arbeitsalltag strukturiert und einen Tagesplan erstellt, ist die sogenannte ALPEN-Methode. Das Konzept beinhaltet die folgenden 5 Schritte: 

• Aufgaben aufschreiben → Tätigkeiten zusammenstellen & To-Do-Liste erstellen
• Länge einschätzen → Zeitaufwand für jede Aufgabe einschätzen 
• Pufferzeit einplanen → nur 60 % der täglichen Arbeitszeit fest verplanen
• Entscheidungen priorisieren → Prioritäten setzen 
• Nachkontrolle → Ergebnisse kontrollieren 

Die Pomodoro-Technik für ein besseres Zeitmanagement 

Hierbei handelt es sich um eine Zeitmanagement-Methode, bei der ein produktives Arbeiten in Intervallen fokussiert wird. Für diese Methode wird eine Stoppuhr benötigt. Nun folgt abwechselnd konzentriertes Arbeiten von 25 Minuten, gefolgt von einer kurzen Pause von 5 Minuten. Nach 4 kompletten Intervallen folgt eine längere Pause von 20 bis 30 Minuten. Damit die 25-Minuten-Einheiten konzentrierter Arbeit funktionieren, sollten zuvor Aufgaben priorisiert werden. Es ist wichtig, sich einen Überblick über die anstehenden Aufgaben zu verschaffen und mithilfe einer To-Do-Liste zu priorisieren. Daraufhin sollte der Zeitaufwand für jede Aufgabe grob geschätzt werden, sodass die Aufgaben in die Zyklen von 25 Minuten passen und eine Tagesplanung vorgenommen werden kann. Große Aufgaben werden in kurze Intervalle von 25 Minuten unterteilt, kleine Aufgaben zusammengefasst. Durch das Setzen von Prioritäten und die 25-Minuten-Einheiten ohne Unterbrechungen wird ein konzentriertes und fokussiertes Arbeiten ermöglicht. Die kurzen Erholungspausen von 5 Minuten sorgen dafür, den Kopf freizubekommen, um sich dann wieder konsequent der To-Do-Liste zu widmen. 

Die Pomodoro-Methode ist eine tolle Zeitmanagement-Methode, die die Produktivität steigert, da Unterbrechungen und Ablenkungen in die hierfür vorgesehenen Pausen verlegt werden. 

Welche Fehler geht es beim Setzen von Prioritäten zu vermeiden?

• Unspezifische Prioritäten: Unklare Prioritäten sorgen dafür, dass wir nicht wichtig von unwichtig unterscheiden können. Oftmals führt dies dazu, dass wir uns zu lange mit unwichtigen Aufgaben beschäftigen und am Ende des Tages fast gar nichts geschafft haben. 
• Kein Ziel vor Augen: Haben wir keine Ziele vor Augen, fällt es uns schwer, die richtigen Prioritäten zu setzen. Denken Sie daran, Ziele sollten stets smart formuliert sein (SMART-Methode: spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminiert).
• Wichtige Aufgaben nicht am Ende des Tages erledigen: Da unsere Aufmerksamkeit und unser Energielevel zu Beginn eines Tages meist höher ausfällt, ist es sinnvoll sich den wichtigsten Aufgaben zu dieser Tageszeit zu widmen. Arbeitet Sie daher die wichtigsten Aufgaben sofort zu Beginn eines Arbeitstages ab, sodass nichts aufgeschoben wird.

Prioritäten setzen lernen 

Wie Sie sehen, ist das Setzen von Prioritäten wirklich nicht schwer. Egal für welche Methode Sie sich entscheiden, es gibt kein Richtig oder Falsch. Entscheidend ist vor allem, dass Sie die wichtigsten Aufgaben fokussieren und eine sinnvolle Struktur in Ihren Arbeitsalltag einbauen. Prioritäten setzen bedeutet auch, das eigene Selbstmanagement zu optimieren, konsequent zu bleiben, eine Methode für sich zu verinnerlichen und diese als Wegweiser für den Arbeitsalltag zu sehen. Gelingt uns dies, helfen uns Prioritäten dabei, unseren Arbeitsalltag stressfreier und entspannter zu meistern. Darüber hinaus kann eine konsequente Terminierung von Aufgaben dabei helfen, den Fokus zu behalten und Fristen einzuhalten.

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