Desk Sharing - Flexible Arbeitsplätze im Büro

In der heutigen Zeit gewinnt flexibles Arbeiten immer mehr an Relevanz. Neue Arbeitsformen bestimmen dabei unseren Arbeitsalltag. Home-Office, Außendiensttätigkeiten, Meetings und Projektarbeiten sind mittlerweile keine Seltenheit mehr und führen dazu, dass nicht jeder Schreibtisch dauerhaft im Büro besetzt wird. Wodurch auch das neue Konzept des Desk Sharings hervorgegangen ist.

Viele Unternehmen, darunter auch viele namhafte und renommierte Unternehmen, nutzen bereits das Konzept des Desk Sharings. Dabei ist das Konzept recht simpel. Doch was ist Desk Sharing und welche Vor- und Nachteile bringt diese neue Arbeitsform mit sich. Nachfolgend klären wir Sie auf.

Das Desk Sharing Konzept

Nun fragen Sie sich vielleicht, was genau Desk Sharing ist? Desk Sharing, auch Flexible Office genannt, ist eine Organisationsform, bei der die Mitarbeiter Ihren Arbeitsplatz täglich frei wählen können. Durch die stetige Digitalisierung und Flexibilisierung unseres Berufslebens wird diese neue Arbeitsform begünstigt. Hierdurch entsteht nicht nur mehr Flexibilität beim Arbeiten, sondern es können auch Kosten eingespart werden. Da Home-Office von Arbeitnehmern immer häufiger in Anspruch genommen wird, bleiben viele Arbeitsplätze heutzutage ungenutzt. Häufig kommt es vor, dass Unternehmen aufgrund dieser Tatsachen Schreibtische reduzieren und die verbliebenen Arbeitsplätze flexibel unter den Angestellten aufgeteilt werden. Unternehmen können so Ausgaben einsparen, indem ungenutzte Flächen reduziert oder für andere Zwecke genutzt werden.

Voraussetzungen, damit Desk Sharing funktioniert

Unternehmen müssen einige Dinge beachten bzw. einige Kriterien erfüllen, damit Desk Sharing als neue Organisationsform auch funktioniert. Hierzu zählen Aspekte wie:

• Es stehen mehrere Orte zum Arbeiten zur Auswahl.
• Jeder Arbeitsplatz und Schreibtisch ist gleich ausgestattet.
• Der Arbeitsalltag der Mitarbeiter gestaltet sich im Allgemeinen sehr flexibel.
• Die Mitarbeiter arbeiten täglich mit elektronischen Geräten und können auch dezentral auf alle notwendigen Daten zurückgreifen. (Stichwort moderne IT-Infrastruktur)
• Der Arbeitsplatz kann schnell und unkompliziert an jeden Nutzer ergonomisch angepasst werden.

Dieses Konzept setzt natürlich eine gewisse Organisation voraus, gerade in großen Unternehmen. So setzten beispielsweise große Unternehmen Buchungssysteme für die Schreibtische ein, bei dem man bequem von unterwegs bereits ein Schreibtisch reservieren kann. Dies hilft Angestellten dabei, schnell einen freien Arbeitsplatz im Büro zu finden und die Fläche bestmöglich auszulasten. In kleinen Firmen ermöglicht bereits eine einfache Sichtkontrolle zu sehen, welche Schreibtische zur freien Auswahl stehen.

Für welche Unternehmen ist Desk Sharing sinnvoll?

Die Einführung der Organisationsform des Desk Sharings ist nicht in jedem Unternehmen sinnvoll. So ist diese Arbeitsform beispielsweise nur schwer umsetzbar, wenn alle Mitarbeiter den Großteil des Arbeitstages an einem Schreibtisch sitzen und die Arbeit von dort verrichten. Das flexible Arbeiten ist vor allem dann sinnvoll, wenn:

• Schreibtische oft ungenutzt bleiben.
• Mitartbeiter flexibel im Home-Office oder Außendienst arbeiten.
• Angestellte und Führungskräfte häufig zwischen verschiedenen Filialen und Niederlassungen hin- und herpendeln.

Die Vorteile von Desk Sharing

Das Prinzip des Desk Sharings kann sowohl für das Unternehmen als auch für Angestellte Vorteile mit sich bringen. Im Folgenden zählen wir Ihnen einige Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer auf, die sich durch das Desk Sharing ergeben:

Für Arbeitnehmer:

• Flexibilität & Kreativität: Desk Sharing ermöglicht agiles und flexibles Arbeiten. Mitarbeiter können Arbeitsplätze frei wählen. Durch die Flexibilität entsteht mehr Bewegung im Arbeitsalltag und ein neuer Austausch mit verschiedenen Arbeitskollegen. Auf diese Weise begegnen Arbeitnehmer täglich neuen Einflüssen, die für frischen Wind sorgen und die Kreativität ankurbeln.
• Verbesserte Kommunikation & Austausch: Desk Sharing fördert den Kontakt und die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern eines Unternehmens. Das flexible Desk Sharing ermöglicht durch neue Sitznachbarn einen besseren Informationsfluss innerhalb des Unternehmens als bei starren Arbeitsformen.
• Vermeidung von Arbeitstrott: Desk Sharing verhindert gleiche und starre Arbeitsabläufe, die sich auf Dauer auf Arbeitnehmer sehr ermüdend auswirken können. Desk Sharing hat das Potenzial, die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern. Ein neues Arbeitsumfeld kann Arbeitstrott verhindern und frischen Wind in den Köpfen der Mitarbeiter zaubern.
• Gleiche Arbeitsplätze für alle: Da beim Desk Sharing alle Schreibtische gleich ausgestattet sein müssen, wird bei diesem Arbeitsprinzip niemand benachteiligt. Des Weiteren müssen die Schreibtische stets sauber gehalten werden, wodurch Desk Sharing für einen ordentlichen und strukturierten Arbeitsort im Büro sorgt.

Für Arbeitgeber:

• Einsparen von Kosten & Platz: Mit Desk Sharing können Unternehmen Kosten einsparen. Weniger Arbeitsplatzorte sorgen für weniger Ausgaben in Hinblick auf Miete oder Bildschirmplätze. Hierdurch können besonders Ausgaben für teure Raummieten eingespart werden.
• Optimale Ausnutzung der Bürofläche: Durch Desk Sharing kann ungenutzte Bürofläche optimal für andere Zwecken sinnvoll genutzt werden.
• Steigerung der Produktivität für das Unternehmen: Motivierte Mitarbeiter und neue Kreativität tragen dazu bei, dass Ergebnisse produktiver für das Unternehmen erzielt werden, welche zum Erfolg des Unternehmens beitragen.

Die Nachteile von Desk Sharing

• Kein fester Arbeitsplatz kann für Unruhe im Betrieb sorgen oder gar einige Mitarbeiter stressen, die täglich auf der Suche nach einem neuen Arbeitsplatz sind. Vor der Einführung des Desk Sharings sollte das Konzept unbedingt mit allen Mitarbeitern abgesprochen werden bzw. eine Testphase eingeführt werden, um zu beurteilen, ob Desk Sharing zu Ihrem Unternehmen passt.
• Desk Sharing kann für introvertierte Mitarbeiter ein Störfaktor sein, da diesen der ständige Austausch mit anderen Kollegen schwerfallen kann.
• Desk Sharing fördert den abteilungsübergreifenden Zusammenhalt, kann aber dafür sorgen, dass der Zusammenhalt im eigenen Team nachlässt, dadurch dass Arbeitnehmer ständig von einem anderen Arbeitsplatz arbeiten. Die Team-Dynamik darf deshalb nicht außer Acht gelassen werden!

Voraussetzungen: Desk Sharing Regeln

Doch wie lässt sich Desk Sharing nun am besten umsetzen? Hier einige Tipps:

1. Statten Sie alle Schreibtische identisch aus.
2. Sorgen Sie für ergonomische Arbeitsplätze.
3. Führen Sie eine Clean Desk Policy ein.
4. Sorgen Sie für eine gut funktionierende IT-Infrastruktur.
5. Stellen Sie Headset und eine Telefon-Software für jeden Mitarbeiter bereit.
6. Fördern Sie die Selbstorganisation der eigenen Mitarbeiter.
7. Führen Sie, wenn nötig, Software-Lösungen für das Desk Sharing ein. (besonders bei großen Unternehmen zu empfehlen!)

Das Organisationsprinzip des Desk Sharings bietet viel Potenzial, jedoch muss es in der Theorie gut durchdacht werden und mit den eigenen Mitarbeitern ausführlich besprochen werden, damit diese sich mit der neuen Arbeitsweise nicht übergangen führen. Denn Desk Sharing ist nicht für jeden die optimale Arbeitsform. Aber gerade für junge Unternehmen ohne große Bürofläche bietet das Desk Sharing einen neuen Ansatz, mit dem man sich neu organisieren und viel Geld einsparen kann.

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