Damit ein Meeting effizient und erfolgreich verläuft, bedarf es einer gründlichen Vorbereitung. Nicht umsonst heißt es: Eine gute Vorbereitung ist die halbe Miete. Jedoch gehen Theorie und Praxis oftmals weit auseinander – schlecht vorbereitete Meetings sind nicht nur ermüdend und langweilig, sondern verschlingen auch noch kostbare Arbeitszeit.
Um eine Besprechung oder eine erfolgreiche Präsentation zu planen, sollten deshalb einige wichtige Faktoren berücksichtigt werden, damit das Meeting zielführend verläuft und letztendlich auch zu den gewünschten Ergebnissen führt. Eine strukturierte und gezielte Vorbereitung des Meetings dient außerdem dazu, die Besprechung interessant und effizient zu gestalten, sodass ein reger Austausch von Informationen stattfindet und die Konzentration der Teilnehmer nicht abhandenkommt.
Wir von MailboxNow stellen Ihnen nicht nur repräsentative Konferenzräume für Ihre Meetings zur Verfügung; wir wissen auch genau, worauf es bei einer erfolgreichen Planung und Vorbereitung eines Meetings ankommt. Deshalb haben wir für Sie eine Checkliste mit Tipps zusammengetragen. Unsere Tipps helfen Ihnen, Ihr Meeting strukturiert vorzubereiten und zu guter Letzt erfolgreich zu meistern.
Meeting vorbereiten Checkliste:
1. Ist ein Meeting überhaupt erforderlich?
Nicht immer ist ein klassisches Meeting sinnvoll. Zunächst sollten Sie sich fragen, ob ein Meeting überhaupt ins Leben gerufen werden muss oder ob die Informationen auch über die gängigen Kommunikationswege, beispielsweise über das Telefon oder per E-Mail mitgeteilt werden können. Denn oftmals wird der Fehler begangen, dass bereits für kleine anfallende Informationen Besprechungen einberufen werden, die wiederum zeitraubend und unproduktiv sind. Ein Meeting sollte stets konstruktiv, zielführend und gewinnbringend für das Unternehmen sein. Stellen Sie sich also zu Beginn immer die Frage: Ist diese Besprechung wirklich notwendig?
Bestimmte Angelegenheiten und Themen, die nicht über die digitalen Kanäle, in einem kurzen Gespräch unter vier Augen oder während der Mittagspause geklärt werden können, sollten in einem Meeting abgehandelt werden. Natürlich bringen Meetings auch gewisse Vorteile mit sich: So werden Informationen schnell an alle Beteiligten gleichermaßen kommuniziert, Missverständnisse und Fragen werden schnell aus der Welt geschaffen und Entscheidungen können mit allen Teilnehmern an einem gemeinsamen Tisch unmittelbar getroffen werden. Dennoch sollten Sie sich stets fragen, ob ein Meeting sinnvoll und zielführend ist. Zu viele Meetings sind nicht nur lästig, sondern auch ineffizient und kosten bares Geld in Form von Arbeitszeit.
2. Wer soll am Meeting teilnehmen?
Zu einem Meeting sollten nur Teilnehmer eingeladen werden, die einen essenziellen Beitrag zu dem Thema liefern und einen Nutzen aus der Besprechung ziehen können. Handelt es sich um ein internes Meeting, sollten stets die Mitarbeiter am Tisch sitzen, die von der Thematik betroffen sind und einen Beitrag zur Zielerreichung beisteuern können.
Dabei sind Meetings in kleineren Gruppen deutlich effizienter und zielführender und rauben denjenigen, die nicht direkt in die Thematik eingebunden sind, auch keine kostbare Zeit. An dieser Stelle kann ein Protokoll, welches während eines Meetings erstellt wird, den übrigen Mitarbeitern für eine groben Überblick zur Verfügung gestellt werden.
3. Terminfindung und Zeit festlegen
Laden Sie die Teilnehmer zu Ihrem Meeting rechtzeitig ein, sodass auch jeder die Möglichkeit bekommt, an der Besprechung teilzunehmen. Hierfür sollten Sie den Termin konkretisieren und Datum, genaue Uhrzeit und Dauer der Besprechung festlegen. Achten Sie vor allem darauf, dass eine Besprechung nicht zu viel Zeit in Anspruch nimmt, da zu lange Besprechungen Teilnehmer ermüden. Lässt sich jedoch mal ein längeres Meeting nicht vermeiden, sollten Sie unbedingt bei der Vorbereitung Pausen einplanen.
Nachdem Sie einen Termin festgelegt haben, sollten Sie alle Beteiligten schriftlich per E-Mail über den bevorstehenden Termin informieren. Falls sich ein Meetingtermin verschieben sollte, informieren Sie die Beteiligten rechtzeitig darüber, damit sich jeder Beteiligte auf den neuen Termin einstellen kann.
4. Ort des Meetings planen
Neben der Terminfindung sollten Sie einen geeigneten Raum für Ihr Meeting einplanen. Der Raum sollte alle technischen und sonstigen Voraussetzungen (Raumgröße, Raumtemperatur, Bestuhlung, Beamer, Leinwand etc.) erfüllen, sodass Ihre Besprechung reibungslos verlaufen kann. In großen Unternehmen sollten Sie einen Besprechungsraum frühzeitig reservieren, um nicht in die Bredouille zu geraten, dass dieser möglicherweise anderweitig belegt ist.
Bei MailboxNow können Sie ganz einfach und flexibel Konferenzräume für einen beliebigen Tag mieten. Diese sind vollständig ausgestattet, sodass Sie nur Ihren Laptop mitbringen müssen. Durch unsere flexiblen Anmietungsmöglichkeiten von Räumlichkeiten ist eine kurzfristige Planung von Besprechungen überhaupt kein Problem. Für weitere Fragen nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf!
5. Ziele des Meetings festlegen
Vor jedem Meeting muss das übergeordnete Ziel der Zusammenkunft festgelegt werden. Geht es lediglich darum, die Teilnehmer zu informieren oder eher darum gemeinsam neue Ideen zu entwickeln oder sollen strategische Entscheidungen getroffen werden? Eine klare Zielsetzung, die zu Beginn des Meetings kommuniziert wird, führt dazu, dass das Meeting effektiver und zielgerichteter verläuft.
6. Meeting-Agenda erstellen
Aufbauend auf den Zielen können Sie nun eine übersichtliche Agenda erstellen, in denen alle Themen und Punkte festgehalten werden, die innerhalb des Meetings mit dem Team besprochen werden müssen. Diesen Leitfaden sollten Sie den Teilnehmern ca. 48 Stunden vor dem Meeting zur Verfügung stellen. Durch die Tagesordnung erhält jeder Teilnehmer einen Überblick über die Themen und den Ablauf des Meetings. Außerdem können sich die Beteiligten vorab inhaltlich auf die Besprechung vorbereiten. Eine im Vorfeld ausgehändigte Agenda steigert die Effektivität eines Meetings.
7. Protokollführer zur Ergebnissicherung festlegen
Legen Sie vor dem Meeting fest, wer Protokollführer ist. Diese Person schreibt alle Diskussionspunkte und Ergebnisse des Meetings nieder, sodass auch andere Teilnehmer zu einem späteren Zeitpunkt bestimmte Entscheidungen eines Meetings nachlesen und auch nachvollziehen können. Dieses Protokoll sollte anschließend allen Teilnehmern zur Verfügung gestellt werden.
Der letzte Check vor dem Meeting
Vor jedem Meeting sollten Sie folgende organisatorischen Punkte nochmal prüfen:
- Bietet der Raum ausreichend Platz für alle Teilnehmer? Sind genügend Stühle vorhanden?
- Ist der Raum aufgeräumt und ordentlich, sodass die Konzentration der Teilnehmer nicht behindert wird?
- Ist der Besprechungsraum ausreichend gelüftet? Ist die Raumtemperatur optimal?
- Sind alle notwendigen Arbeitsmittel wie Beamer, TV, Whiteboard oder Leinwand im Raum vorhanden?
- Funktioniert die Technik einwandfrei?
- Sind ausreichend Getränke (und je nach Dauer des Meetings ggf. ein Catering) für die Teilnehmer vorhanden?
- Steht Schreibmaterial für Notizen zur Verfügung?
Fazit
Damit ein Meeting erfolgreich und effektiv verläuft, bedarf es nicht nur einer inhaltlichen, sondern auch einer organisatorischen Vorbereitung. Wie Sie sehen, ist eine gründliche Planung vor dem Meeting das A und O.
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