Sicherlich begegnet Ihnen im alltäglichen Leben, ganz besonders jedoch im beruflichen Kontext, die folgende Situation: Sie teilen einem Mitmenschen mit, was er gut oder schlecht gemacht hat und wie er bestimmte Aufgaben besser lösen könnte. Die Rede ist vom Feedback geben, was für viele zum Arbeitstag selbstverständlich mit dazu gehört. Trotzdem ist dieses Thema durchaus komplex, denn jemandem eine Rückmeldung geben, kann auf ganz verschiedene Art und Weise praktiziert werden.
Feedback sollte keinesfalls verletzend, sondern stets sachlich und hilfreich sein, damit der entsprechende Arbeitnehmer oder Kollege die Hinweise künftig umsetzen und sich verbessern kann. Daher ist es wichtig, zu wissen, wie Sie konstruktives, aber dennoch ehrliches Feedback geben können, das Ihren Mitmenschen erreicht, aber dennoch nicht persönlich wird. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, worauf es bei dem Feedback ankommt, welche Regeln es gibt und was gutes Feedback bewirken kann.
Was ist Feedback?
Unter Feedback versteht man – insbesondere in der Berufswelt – eine Rückmeldung bezüglich einer Arbeit oder einem Verhalten, die jemand verrichtet oder gezeigt hat. Die Person, welche regelmäßig Feedback gibt, berichtet dem Kollegen, wie sie die Leistung wahrnimmt und abschließend beurteilt. Dadurch fungiert diese Rückmeldung als “Spiegel” und der jeweiligen Person wird mitgeteilt, inwiefern sie sich und ihre Arbeit noch verbessern oder ändern kann. Ohne jegliches Feedback stagniert die Weiterentwicklung der Arbeitnehmer, sodass diese zu den wichtigsten Faktoren hinsichtlich der Mitarbeiterführung zählt.
Was sollte Feedback auszeichnen?
Angemessenes Feedback ist möglichst sachlich und konstruktiv formuliert. Es geht schließlich nicht darum, den Kollegen durch persönliche Kritik zu verletzen oder in ein schlechtes Licht zu rücken. Ziel sollte stattdessen die positive Absicht sein, dem Mitarbeiter mitzuteilen, welche Aspekte an seiner Arbeit bereits gut gelungen sind und inwiefern er sich verbessern kann. Im Gegensatz dazu sollte Feedback weder als Vorwurf noch provokativ formuliert sein, sodass Ihr Kollege davon profitieren kann. Da es für solche, teils negative Rückmeldungen Fingerspitzengefühl und die richtige Herangehensweise braucht, gibt es mehrere Schritte, die Feedbackgeber befolgen sollten.
Wie ist angemessenes Feedback aufgebaut?
Damit Ihr Feedback gut angenommen und von Ihren Kollegen in die Tat umgesetzt wird, liegt es an Ihnen, wie Sie Ihre persönliche Rückmeldung übermitteln. Da Fehler beim Feedback geben oftmals zu Missverständnissen oder Vorwürfen führen können, ist es ratsam, sich an bestimmten Feedback Regeln zu orientieren. Eine leicht zu merkende Kombination dreier Grundsätze, die Ihnen dabei helfen, Ihr Feedback zu optimieren, ist die sogenannte WWW-Regel. Diese besteht aus den folgenden Komponenten:
- Wahrnehmung schildern: Berichten Sie der entsprechenden Person über Ihr subjektives Erleben. Dabei geht es nicht um einen Wahrheitsanspruch, sondern lediglich um Ihre persönliche Wahrnehmung. Sätze wie “Ich habe bemerkt, dass du…” sind ein guter Einstieg.
- Wirkung bewusst machen: Als Nächstes übermitteln Sie Ihrem Gegenüber, wie sein Verhalten oder seine Arbeit auf Sie wirkt und teilen ihm mit, was das Wahrgenommene in Ihnen auslöst. Hier ist eine Formulierung wie “Ich fühle mich dadurch…” eine angemessene Lösung.
- Wunsch äußern: Zum Schluss teilen Sie der Person mit, welche Veränderung oder Verbesserung Sie künftig von ihr erwarten. Dies kann in Form eines Appells geschehen. Hier gilt: Je konkreter der Wunsch, desto besser kann dieser umgesetzt werden. “Ich möchte, dass du zukünftig…” stellt eine gute Herangehensweise dar.
Welche Regeln gibt es für das Feedback?
Über die vorbereitenden WWW-Regeln hinaus gibt es weitere Grundsätze, an die Sie sich bei negativer und positiver Rückmeldungen unbedingt halten sollten. Damit können Sie das Annehmen von Feedback seitens Ihrer Kollegen sicherstellen.
Sorgfältige Vorbereitung des Feedbacks
Ihre Rückmeldung sollte auf nachweisbaren Fakten und Beispielen beruhen, um auf einen gemeinsamen Nenner zu kommen. Sammeln Sie daher zuvor entsprechendes Material, anhand dessen Sie Ihrem Kollegen offen und ehrlich zeigen können, was Ihrer Meinung nach verbessert werden kann. Fokussieren Sie sich bei einem Feedbackgespräch zudem möglichst auf einen einzelnen Kritikpunkt.
Den richtigen Zeitpunkt abwarten
Ein Feedback sollte für Ihren Mitarbeiter keinesfalls zwanghaft sein. Bieten Sie ihm stattdessen in regelmäßigen Abständen ein optionales Gespräch an, welches er ablehnen kann, ohne dadurch negative Konsequenzen zu befürchten. Insofern es akuten Bedarf für Feedback gibt, sollten Sie mit einer solchen Einladung hingegen nicht zu lange warten, damit entsprechende Kritikpunkte noch präsent sind.
Keine Emotionen, sondern Ruhe und Sachlichkeit
Unabhängig davon, wie brisant eine Situation oder wie groß ein Kritikpunkt ist: Versuchen Sie, zu jedem Zeitpunkt des Gesprächs Ruhe zu bewahren und sachlich zu bleiben. Versetzen Sie sich in die Situation Ihres Gegenübers und sehen Sie den Menschen hinter dem Arbeitspartner, um zu verstehen, was zu dem gezeigten Verhalten führt.
Schaffen von angemessenen Rahmenbedingungen
Ein Feedbackgespräch bedarf einer vernünftigen Umgebung. Darunter fallen mehrere Aspekte. Beispielsweise ist ein Gespräch in Präsenz viel wirkungsvoller, da in einer Mail verpacktes, negatives Feedback eventuell missverstanden werden kann. Außerdem sollte es sich um ein Vieraugengespräch handeln, das transparent geführt werden kann. Zuletzt sollten Sie Zeit mitbringen und für einen ruhigen Raum sorgen, denn Feedback Gespräche zwischen Tür und Angel sowie mit mehreren Zuschauern sind eher kontraproduktiv.
Fazit
Konstruktives Feedback zu geben, das Ihren Mitarbeitern oder Kollegen dabei hilft, sich selbst weiterzuentwickeln und zu verbessern, ist wahrlich eine Kunst. Es gibt allerdings einen Verhaltenskodex und Regeln, die Missverständnissen sowie Streitigkeiten vorbeugen. Richtig angewendet, kann negatives wie positives Feedback für alle Parteien zum Erfolg führen. Die betroffene Person lernt dazu und setzt die Veränderungswünsche um, was dem Feedback-Geber weitere Gespräche und wertvolle Zeit erspart. Alles in allem sorgen konstruktive Rückmeldungen für eine entspanntere Arbeitsatmosphäre und mehr Zufriedenheit bei allen Beteiligten.
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