Bueroorganisation Tipps

Büroorganisation – 5 Tipps für einen besseren Überblick!

Chaotische Aktenordner, uneinheitliche Ablagen und unsortierte Schubladen sind die größten Feinde eines strukturierten Arbeitsalltags. Damit die Chefetage und das Management eines Unternehmens produktiv und effizient arbeiten können, muss hinsichtlich der technischen Abstimmung und der Büroorganisation alles stimmen.

Systematisch und nachhaltig für Ordnung zu sorgen, kann einen großen Aufwand mit sich bringen. Dieser wird sich allerdings langfristig auszahlen und das Fundament für den Erfolg des Unternehmens bilden. Für die Organisation ist in den meisten Unternehmen das Sekretariat zuständig. Doch auch, wenn dieses aus mehreren Personen besteht, sodass die Arbeit aufgeteilt wird, kann schnell der Überblick verloren gehen. Damit Sie zu jedem Zeitpunkt den Durchblick behalten und die Arbeitsprozesse durch optimale Organisation beschleunigen können, geben wir Ihnen in diesem Beitrag fünf Tipps, welche die Büroorganisation erleichtern.  

 

Was beinhaltet die Büroorganisation?

Grundsätzlich besteht die Haupttätigkeit der Büroorganisation darin, verschiedene Arbeitsabläufe eines Unternehmens zu organisieren. Das Sortieren und Abheften von Dokumenten sowie die Haltung der Ordnung stellen dabei nur einen kleinen Teil dessen dar, was die Büroorganisation umfasst. Diese geht nämlich weit darüber hinaus. 

In einem Sekretariat sind Sie der erste Ansprechpartner Ihres Unternehmens für Kontakte aller Art. Ihre Aufgabe ist es daher, Telefonate zu führen, E-Mails zu beantworten und diese bei Bedarf an Kollegen weiterzuleiten. Damit diese über optimale Arbeitsbedingungen verfügen, ist ein aufgeräumter und vollständig ausgestatteter Schreibtisch unverzichtbar. Zu ersteren gehört auch eine gute Materialausstattung. Wenn dem Drucker das Papier ausgeht oder die Kugelschreiber im Büro zur Mangelware werden, müssen die Bestände selbstverständlich aufgefüllt werden. Zuletzt zählt auch die Koordinierung von Terminen zu den Aufgaben der Büroorganisation. Im Kalender nachzuschauen, wann welcher Kollege Zeit hat, um an einer wichtigen Besprechung teilzunehmen, ist ebenfalls unverzichtbar. Fest steht: Ohne eine funktionierende Büroorganisation würde ein Unternehmen schnell im Chaos versinken und nicht planmäßig funktionieren. 

 

Wie können Sie die Büroorganisation bestmöglich meistern?

Das Aufgabenfeld der Büroorganisation ist ebenso vielfältig wie anspruchsvoll. Die folgenden Tipps helfen Ihnen, die Organisation zu verbessern und bestehende Prozesse zu optimieren. 

Tipp #1: Ordnung für den Schreibtisch

Für Arbeitnehmer ist der Schreibtisch der wichtigste Ort des Gebäudes. Hier halten sich die Mitarbeiter schließlich die meiste Zeit des Tages auf. Nur wenn im Büro Ordnung herrscht, kann diese auch im Kopf entstehen. Arbeitsplatzgestaltung ist ein wichtiger Punkt. Ein voll gestellter Arbeitsplatz mit sich stapelnden Dokumenten und eigentlich unnützen Gegenständen auf der Ablage löst Stress aus. Es hilft daher, die Schreibtische zunächst abzuräumen, sodass diese wie ein leeres Blatt Papier von Beginn an mit den wirklich wichtigen Utensilien ausgestattet werden können. Ein Ablagesystem kann hier von großem Nutzen sein. Unterlagen können beispielsweise in verschiedenfarbige Mappen eingeheftet werden. Für Gegenstände wie einen Locher, einen Tacker oder sämtliche Stifte sollten Sie einen festen Platz wählen. So findet Ihr Kollege alles, was er braucht im Handumdrehen, kann seine Produktivität steigern und in einer optimierten Atmosphäre seine Arbeit verrichten. 

 

Tipp #2: Stetiges (Aus-)Sortieren

Gerade die Flut von Dokumenten und sonstigen Papieren im Büro wachsen Ihnen sicherlich hin und wieder über den Kopf. Gewöhnen Sie es sich daher an, unwichtige Schreiben sofort in einem entsprechenden Ordner abzuheften oder sie zu entsorgen. Ansonsten sind Papierstapel nahezu vorprogrammiert, deren Sortierung insgesamt wesentlich mehr Zeit beansprucht und Sie viele Nerven kosten können. Neben der regelmäßigen Ordnung von Papieren sollten Sie außerdem einen festen Rhythmus wählen, in dem Sie sich einen allgemeinen Überblick über sämtliche Mappen und Akten verschaffen. Diese Sortierungen sollten Sie nicht allzu häufig, aber regelmäßig durchführen. Einmal pro Quartal ist ein empfehlenswerter Abstand. 

 

Tipp #3: Anlegen von To-do-Listen

Die schier endlose Aufgabenliste der Büroorganisation kann häufig unübersichtlich und chaotisch sein. Insofern die Tätigkeiten auf ein Maß anwachsen, das Sie nicht mehr überblicken können, kann Ihnen eine To-do-Liste Abhilfe verschaffen. Hier können Sie sämtliche Aufgaben hinzufügen, die in naher Zukunft erledigt werden müssen. Dabei haben Sie die Wahl, ob Sie eine solche Liste lieber mit Block und Stift oder digital dank einer App anlegen. Das Abhaken jeder Aufgabe und das Bewusstsein darüber, dass die Liste immer kürzer wird, verschafft Ihnen Motivation, um die nächste Tätigkeit zu beginnen. Mithilfe von Apps können Sie für die einzelnen Tasks zudem Prioritäten setzen, um Ihr Zeitmanagement zu verbessern. Wenn ein Auftrag wichtiger ist als andere, erscheint dieser mit einem Fälligkeitsdatum ganz oben in der Liste. 

 

Tipp #4: Ein sauberer Arbeitsplatz zum Wochenende

Gegen Ende der Arbeitswoche wird es in Büros oftmals ruhiger. Einige Kollegen verlassen bereits früh Ihren Arbeitsplatz, weniger E-Mails finden den Weg in Ihren Posteingang und auch das Telefon bleibt häufiger still. Die allmählich einkehrende Ruhe können Sie nutzen, indem Sie Ihren Schreibtisch kurz vor dem Feierabend aufräumen, restliche Dokumente abheften und leere Kaffeetassen in die Küche bringen. Dabei können Sie auch auf Ihrem PC für Ordnung sorgen: Schließen Sie nicht mehr benötigte Tabs, leeren Sie Ihr Postfach und haken Sie letzte Aufträge ab. So starten Sie am folgenden Montag mit Schwung in die neue Woche und müssen sich nicht mit der verbliebenen Unordnung der vergangenen Tage auseinandersetzen. 

 

Tipp #5: Eat the frog

Der letzte Trick in unserer Liste ist altbekannt und offensichtlich. Trotzdem neigen wir aus Bequemlichkeit gerne dazu, ihn zu ignorieren. Das Prinzip “Eat the frog” besagt, unangenehme oder schwierige Aufgaben direkt zum Arbeitsbeginn am Morgen zu erledigen. Andernfalls schleppen Sie eine solche Tätigkeit wie einen Klotz am Bein über den gesamten Tag hinweg mit sich herum. Dabei erledigen Sie zunächst kleinere und zumeist unwichtigere Erledigungen zuerst, um sich vor der problematischen Angelegenheit zu drücken. Kümmern Sie sich jedoch sofort darum, verschafft Ihnen das bereits am frühen Morgen Erleichterung und ein Erfolgserlebnis, was Ihnen den Arbeitsalltag der folgenden Stunden deutlich erleichtern wird. 

 

Fazit

Auch kleine Veränderungen können wahre Wunder wirken. Wenn Sie es schaffen, sich das regelmäßige Aussortieren und Entsorgen von Dokumenten anzugewöhnen, erspart Ihnen das auf lange Sicht viel Zeit und Ärger. Sich zudem täglich einen Überblick über die zu erledigenden Tätigkeiten zu machen und unliebsame Aufgaben zuerst anzugehen, verbessert das Arbeitsklima ebenfalls. Wichtig: Die Ordnung im Kopf beginnt derweil mit der Ordnung Ihrer Umgebung. Wer an einem chaotischen Arbeitsplatz sitzt und den Überblick längst verloren hat, muss wesentlich mehr Zeit in nebensächliche Tätigkeiten investieren. Laufend für eine übersichtliche und gut strukturierte Arbeitsatmosphäre zu sorgen, ist der Schlüssel für ein erfolgreiches Büromanagement. 

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