papierloses buero

Das papierlose Büro

Im Durchschnitt verbraucht ein Büroangestellter 833 Blatt Papier im Monat. Auf das Jahr hochgerechnet macht dies einen Verbrauch von knapp 10.000 Blatt Papier. Eine beachtlich hohe Zahl, vor allem vor dem Hintergrund der Kosten für die Umwelt und auch für das Unternehmen selbst. Hierdurch ist auch die Idee des papierlosen Büros entstanden. Die Überlegungen hinter einem papierlosen Büro sind zum einen die natürlichen Ressourcen unserer Umwelt zu schonen und zum anderen stapelnden Akten und einem Papierchaos an Dokumenten entgegenzuwirken. Somit werden die Arbeitsprozesse nicht nur bequemer, sondern ersparen Zeit und Geld.

 

Im folgenden Beitrag führen wir Sie in das Thema papierloses Büro ein und zeigen Ihnen die vielen Vorteile, aber auch Nachteile.

 

Was bedeutet ein papierloses Büro überhaupt?

Die Idee eines papierlosen Büros ist recht simpel und eine nachhaltig sinnvolle Maßnahme für Unternehmen. Bei einem papierlosen Büro finden alle Arbeitsprozesse, die digitalisiert werden können, digital statt. Im Mittelpunkt steht die Nutzung von modernen Kommunikationstools, statt der Nutzung von Papier. Ziel eines papierlosen Büros ist es somit, auf analoge Arbeitsschritte mittels Papier weitestgehend zu verzichten. Dazu muss jedoch gesagt werden, dass auch in einem papierlosen Büro Papier weiterhin unerlässlich sein wird, da einige Dokumente wie z.B. von Behörden nach wie vor auf Papier aufbewahrt werden müssen. Jedoch wird durch die Digitalisierung der Prozesse der Bürobedarf an Papier stark reduziert und eine Umstellung auf digitale Unterlagen vorgenommen. Auf jegliche Form von Papier, sei es in Form von Ausdrucken, Notizblöcken oder Umschlägen wird weitestgehend verzichtet.

 

Vorteile eines papierlosen Büros im Überblick

  • Umweltbewusstsein & Ressourcenschonung: Durch ein papierloses Büro werden natürliche Ressourcen geschont, was unserer Umwelt zugutekommt. Beim Verzicht des Druckers können nicht nur Rohstoffe eingespart werden, sondern auch die Gesundheit von den eigenen Mitarbeitern geschont werden. Giftige Tonerpartikel und Tonerstaub können hierdurch vermieden werden.
  • Kostenersparnis in Sachen Platz und Material: Je weniger Papier im Büro verbraucht wird, desto weniger Bürofläche ist insgesamt notwendig. Durch papierlose Arbeitsprozesse lassen sich beispielsweise fixe Kosten hinsichtlich Bürobedarf und Bürofläche einsparen. So fallen durch die digitale Archivierung von Unterlagen Kosten für Papier, Toner, Ordner und Raum für Unternehmen weg.
  • Einfacherer Zugriff auf alle Dokumente & Unterlagen: Durch eine zentrale und digitale Datenspeicherung aller Dokumente mittels einer Software (Google Cloud etc.) kann jeder Mitarbeiter eines Unternehmens einfach und schnell vom PC aus Zugriff auf die Daten erhalten. Des Weiteren erspart die Suchfunktion von digitalen Dokumenten langes und mühseliges wälzen von Ordnern. Durch optimierte Arbeitsabläufe wird ein produktiveres Arbeiten und effizienteres Zeitmanagement am Arbeitsplatz ermöglicht. Außerdem wird ein strukturiertes Arbeiten begünstigt.
  • Ortsunabhängige Flexibilität: Durch die Digitalisierung der Daten ist ein flexibler Zugriff der Daten auch aus dem Home-Office heraus möglich. Hierdurch werden alle Daten zu jeder Zeit, an jedem Ort für die Mitarbeiter eines Unternehmens verfügbar gemacht.
  • Besserer Kundenservice durch eine schnellere und modernere Kommunikation: Ein schneller und mobiler Zugriff auf zentral gespeicherte Dateien kann den Kundenservice optimieren und modernisieren. Hierdurch kann eine kompetente Kundenbetreuung gewährleistet werden, gerade bei Außenterminen.
  • Strukturiertes Arbeiten: Hohe Aktenberge auf dem Schreibtisch sind mit einem papierlosen Büro Geschichte und sorgen dafür, dass Mitarbeiter im Unternehmen strukturierter und konzentrierter arbeiten.

 

Nachteile eines papierlosen Büros

Neben den vielen Vorteilen birgt das papierlose Büro auch einige Nachteile, die es vor der Einführung eines papierlosen Büros zu beachten gilt. Diese sind:

  • Umstellung auf ein papierloses Büro: Die Einführung eines papierlosen Büros ist mit einem sehr großen Arbeitsaufwand verbunden. Alle Dokumente eines Unternehmens müssen gescannt und digitalisiert werden. Eine gute Planung ist unerlässlich und das A und O.
  • Gute Mitarbeitereinweisung: Damit das Konzept auch einwandfrei funktioniert, müssen alle Mitarbeiter geschult werden. Des Weiteren erfordert das Konzept die Akzeptanz der Mitarbeiter, denn nur so können Arbeitsprozesse im Unternehmen optimiert werden.
  • Disziplin und Mut zur Veränderung: Dieser Punkt erfordert vor allem eine gute Kommunikation innerhalb des Unternehmens. Die papierlose Arbeit erfordert Akzeptanz von allen Mitarbeitern.
  • Einhaltung von Datenschutznormen: Nicht jedes Dokument kann und darf digital versendet werden. Dies gilt es zu beachten.

 

Bevor es an die Einführung eines papierlosen Büros geht, sollte zunächst gründlich abgewogen werden, ob es der Arbeitsaufwand, der mit der Einführung dieses Konzeptes verbunden ist, wert ist und ob ein Mehrwert für das Unternehmen entsteht. Ein papierloses Büro ist vor allem dann eine gute Lösung, wenn Mitarbeiter von verschiedenen Standorten arbeiten und wenn Regale, Ordner und das Archiv in einem Unternehmen aus allen Nähten platzt und durch die Suche nach bestimmten Dokumenten sehr viel Zeit verloren geht. Gerade in der heutigen Zeit, in der Flexibilität, Effizienz und produktives Arbeiten besonders wichtig ist, kann das papierlose Büro mit all seinen Vorteilen eine sinnvolle und nachhaltige Lösung für Unternehmen sein.

 

Die Umstellung auf ein papierloses Büro

  1. Übergreifende Planung: Zunächst muss jedes Dokument, welches in Papierform vorliegt, erfasst werden. Hierdurch kann ein Plan für die anschließende Digitalisierung der Dokumente erstellt werden. Der Plan beinhaltet zu einem wie die Digitalisierung sowohl technisch als auch personell erfolgt und wie viele Dokumente insgesamt digitalisiert werden müssen. Im gleichen Zug können bei der Planung unwichtige Unterlagen und Dokumente aussortiert werden, wodurch eine bessere Struktur geschaffen wird.
  2. Der Scan: Wenn die zu digitalisierende Datenmenge zu hoch ist, kann darüber nachgedacht werden, eine extra Arbeitskraft hierfür einzustellen. Des Weiteren sollte über eine neue Anschaffung eines Scanners mit Einzugfunktion und anderer Software, falls nicht vorhanden, nachgedacht werden. Achten Sie auf eine gute Qualität der Scans, um sich manuelle Nacharbeiten bei schlechter Qualität zu ersparen.
  3. Die Verwaltung & Datenpflege: Nachdem alle Dokumente digital archiviert wurden, gilt es eine effiziente Datenstruktur aufzubauen. Denn ein papierloses Büro kann erst dann effizient genutzt werden, wenn es auch ordentlich und strukturiert verwaltet wird. Achten Sie bei der Benennung der Dokumente beispielsweise auf entsprechende Keywords, um die Dokumente bei einer späteren Suche schnell wiederzufinden. Das Hinzufügen des Erstelldatums kann helfen, auch nach Jahren noch einen vollständigen und strukturierten Überblick zu behalten.
  4. Papier ordnungsgemäß entsorgen: Nachdem alle Unterlagen digitalisiert wurden, gilt es die Dokumente in Papierform ordnungsgemäß zu vernichten. Nutzen Sie einen Schredder, um vertrauenswürdige Informationen zu vernichten. Behördliche und steuerrechtliche Unterlagen und Dokumente sollten ggf. weiterhin im Printformat auf Papier archiviert werden.

 

 

Wie Sie sehen bringt ein papierloses Büro viele Vorteile mit sich, die ein effizienteres und ortsunabhängiges Arbeiten ermöglichen. Auch wenn die Umstellung von analog auf digital mit viel Arbeitsaufwand verbunden ist, kann sich eine Digitalisierung im Büro nachhaltig auf die Arbeitsprozesse im Unternehmens positiv auswirken.